"Dit is een belangrijke vraag in het succes van communities. Zonder adoptie en activatie van een community kan de relevantie niet worden aangetoond en zal het niet gedragen worden door directie en gebruikers. Het is dan ook goed om jezelf de volgende vragen te stellen:

• Wat draagt het platform bij aan de dagelijkse werkzaamheden of kennis en ervaringen van gebruikers? Halen zij hier genoeg voldoening uit? Denk bijvoorbeeld aan een participatietraject waarbij de omgevingsmanager steeds dezelfde vragen krijgt van participanten (bijvoorbeeld bewoners of bedrijven). Dit kost vaak veel tijd en mailverkeer. Je kunt dit op een online platform ondervangen door een plek in de richten, a la FAQ die deze vragen - maar vooral de antwoorden - hierop zichtbaar maken.
• Is het platform toegankelijk genoeg? Hoe is de gebruiksvriendelijkheid van het platform en welke moeite kost het voor de doelgroep om te reageren of zelf iets te plaatsen? Hoe toegankelijker en gebruiksvriendelijker het platform, hoe makkelijker het is voor leden om actief te worden en te blijven.
• Is het platform ook een plek waarmee de gebruiker status kan werven in zijn organisatie of het thema waar het platform over gaat? Kan hij een expertstatus krijgen wanneer hij bijdraagt en worden de acties zichtbaar als een lid actief is? Status is extra motivatie om actief online bij te dragen.
• Zorgt het platform ervoor dat het thema of onderwerp geborgd wordt in het veld of de organisatie? Is het onderdeel van bepaalde werkgroepagenda’s, staan er documenten op het platform waar je alleen bij kan door in te loggen? In die situaties is het belangrijk dat er verleidelijke content omheen geplaatst wordt, waardoor je de aandacht blijft trekken van de (terugkerende) bezoeker.

Let op: adoptie geldt voor alle doelgroepen! Zowel intern als extern is het van groot belang dat je kijkt naar de intrinsieke motivatie. Waar willen gebruikers terugkeren op de community en wat zorgt ervoor dat iemand blijft ‘hangen’?

Hiermee hangt ook samen dat bestuursleden vaak resultaat willen zien en in statistieken willen lezen wat de inzet voor het platform oplevert. Dit is niet altijd in getallen uit te drukken. Iets kan tijd opleveren - en daardoor kostenbesparing - maar in het voorbeeld van de omgevingsmanager ook frustraties voorkomen omdat je niet steeds weer dezelfde vragen moet beantwoorden. Win-win dus!”

Het meest gehoorde probleem is dat er te weinig activiteit in de communities plaatsvindt. Waardoor komt dat? Heeft dit te maken met activatie of met adoptie?
Juliette: “In mijn ogen kun je deze begrippen niet los van elkaar zien. Je kan als communitymanager eindeloze activatieweken organiseren en een dijk van een contentkalender nastreven, het levert nog niet direct bezoek en adoptie op. Hier is meer voor nodig ook vanuit de organisatiekant. Gebruikers moeten het gaan voelen. Ook zie ik nog veel voorbeelden van platformen waar de communitymanager echt te weinig tijd heeft om zaken waar te maken. Dit kan een echte showstopper zijn.
 

In een leeg café (jaja offline) is er ook geen feest als niemand de slingers ophangt en de boel probeert aan te jagen. Iemand die mensen welkom heet, groet en vraagt naar het welbevinden. Dit is ook online van belang en kan zelfs verschillen per doelgroep. De ene doelgroep heeft de aandacht minder nodig en vindt zijn weg wel en vertrekt weer. De andere doelgroep heeft veel aandacht, duidelijke call-to-actions en een onboardingsprogramma nodig om te weten wat er te doen valt.”
 

Om activatie te stimuleren kun je een campagne en allerlei acties opzetten. Hoe organiseer je de adoptie van je community? Valt dat überhaupt te organiseren?
Juliette: “Wanneer je zorgt dat je een goede adoptiestrategie uitdenkt en dit ook navolgt, zullen campagnes meer gaan opleveren. Je hebt dan immers doelgroepen die ook na die week terugkeren om iets te halen of te brengen. Het valt dus niet los van elkaar te zien. Het organiseren van een adoptiestrategie kan alleen als je dit met een groep betrokken mensen uitdenkt, de taken verdeelt en ervoor zorgt dat de diverse communityrollen een plek krijgen. Denk hierbij aan schrijvers, aanjagers, moderators, maar ook aan een gastheer of gastvrouw.”

Welk advies zou je community managers geven die met de adoptie van hun community aan de slag willen?
Juliette: “Maak adoptie onderdeel van je (her)start van de community. Plan sessies om uit te denken hoe je de boel wilt aanjagen, vullen en wie daarvoor nodig is. Niet alleen de tool is hierin leidend, maar vooral de aandacht voor de drijfveren van mensen. Hiervoor moet je zowel intern als extern bepalen wie kan gaan bijdragen aan het platform. Kijk naar de uitgedachte persona’s en kijk wat deze type gebruikers nodig hebben als klantreis. Hier kun je weer de communityrollen aan vasthangen, zodat je letterlijk een mix krijgt aan vaardigheden en competenties. Bepaal tijdens de sessies welke contentkalender je gaat gebruiken, hoe je gaat meten en bijsturen en welke personen hoofdverantwoordelijken zijn.”
 

Juliette van der Wurff is adviseur en heeft al 16 jaar ervaring in het opzetten van communities. Juliette is sinds begin 2019 betrokken bij veel communityprojecten van Mett. Mett is een flexibel platform en super simpel in gebruik. Het platform kan ingezet worden als community, sociaal intranet, participatieplatform of een projectwebsite. Momenteel wordt Mett breed ingezet en maken ministeries, gemeenten, bedrijven en organisaties door heel Nederland gebruik van het platform.