Sociaal intranet Timplaza biedt de oplossing. Een online plek die niet alleen dient voor communicatie vanuit de organisatie, maar ook als plek waar collega’s elkaar ontmoeten.

• 70 actieve gebruikers
• 6300+ documenten geplaatst
• 40% gebruikers reageert op polls

Timpaan Groep

Timpaan Groep is een Friese organisatie met ongeveer 70 medewerkers. Dat zijn vooral orthopedagogen, GZ-psychologen en sociaal werkers. De organisatie bestaat uit Timpaan Onderwijs en Timpaan Welzijn. Timpaan Onderwijs is actief in dyslexiezorg, geestelijke gezondheidszorg voor kinderen en opleidingen voor medewerkers in de kinderopvang. Timpaan Welzijn houdt zich bezig met bijvoorbeeld het creëren van speel- en leerrijke omgevingen bij gezinnen, jongerenwerk en mantelzorg.

Doel

Omdat orthopedagogen en sociaal werkers op basisscholen of bij gezinnen werken, komen ze weinig op kantoor. Dat vraagt om een andere vorm van communicatie en verbinding tussen collega’s. Timpaan Groep gebruikte al een intranet, maar dat was sterk verouderd en statisch. Daarom was er behoefte aan een vervanger: een modern en actief sociaal intranet dat dient voor communicatie vanuit de organisatie en waar collega’s elkaar kunnen vinden en ontmoeten.

Vertrekpunten

• Medewerkers moeten benodigde informatie snel en makkelijk kunnen vinden.
• Het sociaal intranet moet altijd de nieuwste documenten bevatten, om te voorkomen dat er met verouderde documenten wordt gewerkt.
• Medewerkers moeten relevante nieuwsberichten snel kunnen inzien.
• Het sociaal intranet moet een rol spelen in het verminderen van mails, omdat medewerkers vonden dat er te veel gemaild werd.

Uitdagingen

• Het oude statische internet pakte niet goed uit bij de collega’s. Wordt het nieuwe sociaal intranet dan wél een succes?
• Uit onderzoek bij de organisatie bleek de behoefte van medewerkers aan informele communicatie op een intranet, naast werkgerelateerde communicatie. Dat betekent dat het intranet daar ruimte voor moet bieden.

Oplossing

Mett ontwikkelde met Timpaan Groep hun nieuwe sociaal intranet: Timplaza. Het sociaal intranet is ontworpen als een zogenaamd marktplein. ‘Kraampjes’ zoals herkenbare buttons en menu-items bieden snel toegang tot belangrijke informatie. Daarnaast is er ook ruimte voor informele communicatie.

Mett ondersteunde Timpaan Groep bij de inrichting en vormgeving van hun sociaal intranet. Het nieuwe intranet is niet alleen informerend, maar ook interactief. Collega’s kunnen bijvoorbeeld makkelijk hun mening delen over een dyslexiemethode via een poll. Ook zijn diverse collega’s ambassadeur voor het sociaal intranet, wat een goede boost geeft aan de levendigheid van het platform.

Resultaten

Het sociaal intranet zorgt voor meer eenduidigheid en structuur in de communicatie van Timpaan Groep. Collega’s vinden sneller hun weg naar de juiste informatie en zijn beter op de hoogte van ontwikkelingen in de organisatie. Ook de samenwerking tussen afdelingen is verbeterd, bijvoorbeeld wanneer meerdere afdelingen iets moeten organiseren zodra er nieuwe collega’s beginnen bij Timpaan Groep. Dat wordt nu ook geregeld via het sociaal intranet.

Dankzij het sociaal intranet is de hoeveelheid mails verminderd. Op het intranet kiezen collega’s zelf waarvan ze via de mail op de hoogte willen blijven. Ook worden de wekelijkse nieuwsbrieven voor het dyslexieteam niet meer rondgemaild, maar in een map op Timplaza geplaatst. Daardoor kunnen collega’s informatie uit oudere nieuwsbrieven snel en makkelijk terugzoeken.

Wat betreft toekomstplannen: er zijn ideeën om Single Sign On te realiseren, zodat collega’s nog makkelijker kunnen inloggen. Verdere ontwikkeling van het sociaal intranet is een continu proces dat staat of valt met enthousiasme en gedisciplineerd gebruik van collega’s. Daarom worden nieuwe medewerkers goed geïnformeerd over de mogelijkheden van het sociaal intranet. Of collega’s ook tevreden blijven over het intranet? Dat wil Timpaan Groep jaarlijks evalueren, zodat nodige aanpassingen op tijd kunnen worden gemaakt.

Tips van sociaal intranet Timplaza voor starters

Timpaan Groep tipt om één iemand verantwoordelijk te maken voor het onderhouden van het sociaal intranet, zodat het up-to-date blijft. Anders bestaat de kans dat het op termijn verwatert. Ook tippen ze om mensen te ‘dwingen’ naar het platform te gaan, door alleen daar benodigde informatie beschikbaar te stellen.

Denk ook goed na over hoe je omgaat met bestanden. Een intranet is een nieuw intern communicatiemiddel en biedt zo een nieuwe mogelijkheid als opslag voor interne bestanden. Een slimme overweging kan zijn om definitieve bestanden op Mett te plaatsen. Zo houd je de interne server vrij: deze wordt dan overdag gebruikt voor werkbestanden en wordt ’s avonds leeggehaald. Deze keuze is ook een extra motivatie voor collega’s om het intranet te gebruiken, omdat dit de enige plek is waar zij definitieve bestanden kunnen uploaden.

Wat vindt de klant?

"We zijn tevreden over hoe Timplaza is ingericht en wat er tot nu toe allemaal op staat. Mett is een heel mooi instrument zijn om de samenwerking en verbinding in de organisatie te verbeteren. Het vraagt commitment en enthousiasme van het management, de beheerders en de collega’s om het in de praktijk waar te maken."

Saskia Borst, Bianca Scheper – Weinans, Pietsje Hulshoff – van der Veen en Focko Visser

Beheerders sociaal intranet Timplaza